Betriebsrat und KI-Transkription: Mitbestimmung und Beschäftigtendatenschutz

Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Führt ein Unternehmen mit Betriebsrat ein System ein, das Besprechungen aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst, stellt sich vor jeder Datenschutzfrage eine betriebsverfassungsrechtliche: Darf der Arbeitgeber das allein entscheiden? Die Antwort gibt § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes.

Ein KI-Transkriptions- oder Protokolltool erfasst die Wortbeiträge einzelner Beschäftigter, speichert sie der Person zuordenbar und kann sie auswerten, etwa nach Redeanteilen, Themen oder in Zusammenfassungen. Dass eine solche Einrichtung zur Überwachung von Verhalten und Leistung geeignet ist, liegt auf der Hand. Ob diese objektive Eignung für die Formulierung „dazu bestimmt sind“ genügt oder ob es auf den Zweck des Arbeitgebers ankommt, ist eine Frage der arbeitsgerichtlichen Rechtsprechung, die diese Seite nicht abschließend beantwortet. Wir zitieren hier bewusst keine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts, weil wir keine im Original geprüft haben, die sich auf ein Transkriptionswerkzeug bezieht.

§ 26 BDSG: Beschäftigtendaten und Einwilligung

Das Bundesdatenschutzgesetz enthält in § 26 die nationale Vorschrift für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten. Sie bestimmt, wann der Arbeitgeber Daten ohne Einwilligung verarbeiten darf und welche Anforderungen an eine Einwilligung gelten.

Für die Aufzeichnung von Besprechungen heißt das (Einordnung): Der Arbeitgeber kann sich auf Absatz 1 stützen, wenn die Aufzeichnung für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist; ob ein Protokoll „erforderlich“ ist oder ob eine Mitschrift genügt, ist die Frage, an der diese Begründung oft scheitert. Stützt er sich auf Einwilligungen, muss er die Abhängigkeit der Beschäftigten berücksichtigen und die Einwilligung schriftlich oder elektronisch einholen; ein Nicken im Meeting ist keine Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG. Absatz 6 verbindet beide Rechtsgebiete: Die Mitbestimmung des Betriebsrats bleibt neben dem Datenschutz bestehen. Die Vorgaben für Meetings mit Externen stehen auf der Seite Meetings aufzeichnen und transkribieren.

Der EuGH und Art. 88 DSGVO: Was nationale Vorschriften leisten müssen

Art. 88 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten „spezifischere Vorschriften“ für den Beschäftigungskontext, verlangt in Absatz 2 aber „angemessene und besondere Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde … insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung, … und die Überwachungssysteme am Arbeitsplatz“. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat am 30.03.2023 in der Sache C-34/21 über die hessische Parallelvorschrift zu § 26 BDSG entschieden.

Nach der Pressemitteilung des Gerichtshofs kann „eine nationale Rechtsvorschrift keine ‚spezifischere Vorschrift‘ im Sinne von Art. 88 Abs. 1 DSGVO sein …, wenn sie nicht die Vorgaben von Abs. 2 dieses Artikels erfüllt“. Solche Vorschriften müssen „unangewendet bleiben, wenn sie nicht die in Art. 88 Abs. 1 und 2 DSGVO vorgegebenen Voraussetzungen und Grenzen beachten, es sei denn, die in Rede stehenden Rechtsvorschriften stellen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Sinne eines anderen Artikels der DSGVO dar“. Sie dürfen sich „nicht auf eine Wiederholung der Bestimmungen der DSGVO beschränken“.

Gegenstand des Verfahrens war § 23 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes, der wortgleich mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG ist. Welche Folgen das Urteil für die Bundesnorm hat, diskutieren die Aufsichtsbehörden; eine verbindliche Antwort gibt es nach unserer Recherche nicht. Für Arbeitgeber bedeutet das praktisch (Einordnung): Wer sich allein auf § 26 Abs. 1 BDSG stützt, sollte die Verarbeitung zusätzlich an Art. 6 Abs. 1 DSGVO messen, und wer eine Betriebsvereinbarung schließt, sollte die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 an Transparenz und Überwachungssysteme ausdrücklich erfüllen.

Kein eigenes Beschäftigtendatenschutzgesetz in Kraft

Seit Jahren wird ein eigenständiges Beschäftigtendatenschutzgesetz diskutiert. Stand 13.10.2026 ist auf gesetze-im-internet.de weiterhin § 26 BDSG die maßgebliche Norm; ein solches Gesetz ist nicht in Kraft. Ein Referentenentwurf der Bundesministerien für Arbeit und Inneres aus dem Oktober 2024 wurde nicht verabschiedet, und das Bundesministerium für Arbeit und Soziales verweist auf einen Prüfauftrag im Koalitionsvertrag. Ob und wann daraus ein Gesetz wird, lässt sich aus den Quellen nicht ablesen; diese Seite trifft dazu keine Prognose.

Was die Datenschutzkonferenz für Beschäftigte verlangt

Die Orientierungshilfe Videokonferenzsysteme der Datenschutzkonferenz vom 23.10.2020 nennt für Beschäftigte § 26 BDSG als Rechtsgrundlage und stellt an Aufzeichnungs- und Analysefunktionen eine klare Anforderung: „Insbesondere Funktionen wie Video- und/oder Tonaufzeichnungen sowie Aufmerksamkeitsanalysen müssen, sofern sie überhaupt zulässig sind, den teilnehmenden Personen nachweislich vor Beginn der Verarbeitung angekündigt werden und dürfen erst nach Freischaltung dieser Funktion aktiviert werden.“ Außerdem muss „eine etwa bestehende Aufzeichnungsfunktion in der Voreinstellung deaktiviert sein“.

Für Beschäftigte kommt eine Grenze aus dem europäischen KI-Recht hinzu: Art. 5 Abs. 1 lit. f der KI-Verordnung verbietet seit dem 02.02.2025 „die Verwendung von KI-Systemen zur Ableitung von Emotionen einer natürlichen Person am Arbeitsplatz“, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Meeting-Tools, die aus der Stimme „Stimmung“ oder „Sentiment“ ableiten, sind damit im Betrieb nicht einsetzbar; Näheres unter KI-Verordnung und Transkription. Welche Pflichten gegenüber dem Cloud-Anbieter des Tools bestehen, steht auf der Seite Cloud-Transkription und Datenschutz.

Eckpunkte für eine Betriebsvereinbarung

Die folgenden Regelungspunkte sind redaktionelle Vorschläge, abgeleitet aus den zitierten Vorschriften und der Praxis der Aufsichtsbehörden. Sie ersetzen weder die Beratung durch eine Fachanwältin für Arbeitsrecht noch die Verhandlung mit dem Betriebsrat, geben aber eine Struktur vor.

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Art. 5, 15 bis 17 DSGVO sind als Anknüpfung genannt, nicht wörtlich zitiert. Alle Vorschläge sind redaktionell; die konkrete Ausgestaltung gehört in die Verhandlung der Betriebsparteien.

Wie sich Protokoll-Werkzeuge in Funktion und Datenweg unterscheiden, zeigt die Seite Meeting-Protokolle mit KI; die strafrechtlichen Grundlagen jeder Aufnahme stehen unter Darf ich ein Gespräch aufnehmen?.