KI-Meeting-Protokoll: Bot, bot-freie App oder Gerät? Deutsch-Status, Rechtsrahmen und Kosten je Platz

Drei Wege zum Protokoll: Bot, bot-freie App, Gerät

Ein KI-Meeting-Protokoll entsteht auf drei Wegen, und der Weg bestimmt, wer die Aufnahme sieht und wer sie bemerkt. Der Bot tritt der Videokonferenz als sichtbarer Teilnehmer bei und nimmt den Konferenzton auf; so arbeiten Otter.ai, tl;dv, Fireflies.ai und Fathom. Alle Teilnehmenden sehen den zusätzlichen Namen in der Liste, was die Ankündigung erleichtert, aber in fremden Meetings oft als störend empfunden wird.

Die bot-freie App schneidet das Systemaudio deines Rechners mit; Granola arbeitet so, Fathom bietet es auf dem Mac als Beta, Fireflies über eine Browser-Erweiterung. Niemand sieht einen zusätzlichen Teilnehmer, deshalb liegt die Ankündigungspflicht allein bei dir. Das Gerät liegt auf dem Besprechungstisch oder koppelt sich per Bluetooth an den Rechner: PLAUD Note Pro, soundcore Work, HiDock P1 oder kiolo nehmen Präsenzmeetings auf, die Transkription läuft danach in der Cloud des Herstellers. Für Präsenzrunden ist das der einzige der drei Wege; für Online-Meetings ist es der umständlichste.

Deutsch-Status: Wer Deutsch zusagt und wer nur Sprachen zählt

Fast alle Anbieter werben mit vielen Sprachen; ob Deutsch dazugehört, steht nicht immer dabei. Otter.ai nennt Deutsch als eine von nur sechs Transkriptionssprachen, Fireflies.ai führt Englisch als Hauptsprache und Deutsch unter mehr als hundert Sprachen im Beta-Status, Granola listet Deutsch sowohl für die 31 Desktop- als auch die 17 Mobilsprachen, tl;dv führt es in seiner Liste von über 30 Sprachen. Fathom nennt auf der Preisseite keine Sprachen. Bei den Geräten sagen PLAUD, soundcore und HiDock Sprachenzahlen, führen Deutsch aber nicht einzeln auf; kiolo nennt es ausdrücklich. Die Tabelle fasst die Angaben zusammen.

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Die Spalte „Deutsch“ gibt wieder, ob der Anbieter Deutsch namentlich zusagt; eine Sprachenzahl ohne Liste ist keine Zusage. Alle Angaben sind Herstellerangaben vom Stichtag.

Rechtsrahmen: Aufzeichnung standardmäßig aus, Ankündigung vor dem Start

Für Videokonferenzen hat die Datenschutzkonferenz 2020 eine Orientierungshilfe veröffentlicht, die bis heute der Maßstab der Aufsichtsbehörden ist. Zur Aufzeichnung heißt es: „Die Verarbeitung ist grundsätzlich auf den Zweck der Videokonferenz zu beschränken … Dies gilt insbesondere für Aufzeichnungen. Für diese ist die Rechtsgrundlage gesondert zu prüfen.“ Ohne besonderes Dokumentationserfordernis ist „regelmäßig eine … Einwilligung in die Aufzeichnung und die weitere Verarbeitung erforderlich“, und: „Dies bedeutet, dass eine etwa bestehende Aufzeichnungsfunktion in der Voreinstellung deaktiviert sein muss.“

Abschnitt 4.6 verlangt, dass Ton- und Videoaufzeichnungen „den teilnehmenden Personen nachweislich vor Beginn der Verarbeitung angekündigt werden und … erst nach Freischaltung dieser Funktion aktiviert werden“ dürfen. Ein Bot, der automatisch jedem Kalendertermin beitritt, verstößt gegen genau diese Voreinstellung; bei allen Bot-Diensten solltest du den Auto-Beitritt abschalten und je Meeting entscheiden. Strafrechtlich bleibt § 201 StGB im Hintergrund: Jede fremde Stimme ist das „nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen“, befugt ist die Aufnahme nur mit Einverständnis aller Sprechenden. Die DSK rät, Nutzer darüber zu belehren, „dass das (gerade auch heimliche) Mitschneiden von Video- und/oder Audiodaten … strafbar sein kann“.

Für die Cloud-Transkription kommt Art. 28 DSGVO hinzu: Nach der DSK-Orientierungshilfe zur KI agiert der Anbieter „als verlängerter Arm im Auftrag des Verantwortlichen“, sodass „häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis“ besteht und ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 nötig ist. Anwendungen, „die die Ein- und Ausgabedaten nicht zu Trainingszwecken verwenden“, sind laut DSK „vorzugswürdig“; Otter.ai ist der einzige Anbieter der Tabelle, der Training mit Nutzerdaten ausdrücklich bejaht. Bei Beschäftigten kommt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ins Spiel, sobald das Werkzeug Redeanteile oder Verhalten auswertbar macht; ob die bloße Eignung zur Überwachung genügt, ist Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, die wir hier nicht wiedergeben. Alle Normen im Zusammenhang: Meetings aufzeichnen und DSGVO, Betriebsrat und KI-Transkription sowie Darf ich Gespräche aufnehmen?.

Bordmittel: Was Teams und Zoom ohne Zusatzdienst können

Wer ohnehin Microsoft Teams oder Zoom nutzt, hat die Transkription bereits lizenziert. Microsoft Teams bietet die Live-Transkription laut Hilfeseite „only … on Teams for desktop“, mit Sprechername und Zeitstempel, Deutsch in den Varianten Deutschland und Schweiz; das Transkript landet im OneDrive for Business der organisierenden Person und lässt sich als .docx oder .vtt herunterladen. Word für Microsoft 365 transkribiert hochgeladene Aufnahmen (300 Minuten je Monat, 30.000 mit Copilot-Lizenz), allerdings nur unter Windows in Commercial Tenants und im Browser; „Your audio files are sent to Microsoft and used only to provide you with this service.“

Zoom AI Companion erzeugt Meeting-Zusammenfassungen in 33 Sprachen, Deutsch eingeschlossen; die Hilfeseite schränkt ein: „Smart recording highlights are currently supported in English only.“ Der Vorteil der Bordmittel liegt weniger in der Qualität als in der Vertragslage: Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft oder Zoom besteht meist schon, der Datenfluss bleibt beim vorhandenen Anbieter, und die Aufzeichnungsfunktion ist für Teilnehmende sichtbar. Ein zusätzlicher Bot bringt einen weiteren Auftragsverarbeiter ins Meeting, mit eigenem Vertrag, eigener Datenschutzinformation und eigenem Standort.

Prüfroutine gegen Halluzinationen im Protokoll

Ein Protokoll ist nur so viel wert wie seine Richtigkeit, und Sprachmodelle erfinden gelegentlich Inhalte. Koenecke u. a. fanden 2024 in rund einem Prozent der englischen Whisper-Transkripte ganze erfundene Sätze, 38 Prozent davon mit schädlichem Inhalt wie falschen Zuordnungen oder erfundenen Autoritätsverweisen; betroffen waren besonders Aufnahmen mit längeren Sprechpausen, die in Meetings häufig sind. Dolev u. a. beobachteten bei Whisper falsch erkannte Zahlen, Eigennamen und Fachbegriffe. In einem Protokoll mit Beschlüssen, Fristen und Zuständigkeiten sind das die entscheidenden Stellen. Hintergründe auf Halluzinationen bei der Transkription.

1. Beschlüsse, Zahlen, Termine und Namen im Protokoll gegen das Transkript mit Zeitmarke lesen, nicht gegen die Zusammenfassung.
2. Jede Aufgabe mit Zuständigkeit noch im Meeting oder direkt danach von der genannten Person bestätigen lassen; falsche Zuordnungen sind laut Koenecke u. a. eine der drei häufigsten Schadenskategorien.
3. Zusammenfassungen nie ungeprüft an Teilnehmende versenden, die nicht im Meeting waren.
4. Bei gemischt deutsch-englischen Meetings prüfen, ob das Werkzeug die Sprache korrekt erkannt hat; Granola nennt am Desktop einen Multi-Language-Modus, f4x unterstützt gemischte Aufnahmen ausdrücklich nicht.
5. Die Aufnahme nach Freigabe des Protokolls löschen, wenn kein Dokumentationserfordernis besteht; die DSK verlangt Zweckbindung auch für die Speicherdauer.

Kosten je Platz aus dem Datensatz

Bei Bot-Diensten zahlst du je Platz und Monat, bei Geräten einmal für das Gerät und danach für Minuten über dem Gratis-Kontingent. Die Tabelle nennt die Listenpreise aus unserem Datensatz; Euro und Dollar bleiben getrennt. Für ein Team mit fünf Personen und wöchentlichen Meetings rechnet der Kosten-Rechner die Jahreskosten je Werkzeug.

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Preise laut Herstellershop bzw. offizieller Preisseite, Stand 13.10.2026, in der Währung des Anbieters. Preise ohne Gewähr. Euro und Dollar werden nie addiert; wo Gerät und Abo in verschiedenen Währungen stehen, bleibt die Summe offen.

Die Gratis-Stufen unterscheiden sich stark: Fathom und Fireflies.ai transkribieren laut Preisseite unbegrenzt, begrenzen aber Speicher oder Funktionen; Otter.ai deckelt bei 300 Minuten im Monat und 30 Minuten je Gespräch, was für ein einstündiges Meeting nicht reicht. Bei den Geräten liegt das Kontingent zwischen 300 (PLAUD, soundcore) und 500 Minuten (kiolo) je Monat. Eine Übersicht aller Transkriptionsdienste steht auf Transkriptionssoftware, alle Geräte im Gerätevergleich.